I dati di base in possesso dell'Ufficio Protezione Civile erano costituiti da una serie eterogenea di materiale (elenchi, cartografia digitale e cartografia solo su supporto cartaceo, ecc.).
Si è reso quindi necessario creare una banca dati uniforme ed idonea alla gestione dei dati relativi il territorio comunale e per le attività di pianificazione di protezione Civile. Nell'Allegato 1 è descritto come è stata strutturata tale banca dati.

In base all'art. 4 del Regolamento 69/R tutte le attività del Servizio Protezione Civile sono regolate in appositi mansionari, sia quelle di Centro Situazioni (da svolgere in tempo di pace e soprattutto durante le fasi di monitoraggio meteorologico e idropluviometrico) che quelle di Centro Operativo (attività in situazioni di Emergenza).
Nel Mansionario sono indicate le procedure operative sia per il rischio idrogeologico sia per altro evento calamitoso, suddivise in periodo ordinario, periodo di intervento e evento in corso.
Inoltre sono indicate le procedure per:
   - apertura e chiusura C.O.C.;
   - attivazione sirena del Piaggione;
   - adempimenti per il volontariato;
   - Attività di raccordo con il Consorzio di Bonifica Auser-Bientina;
   - Utilizzo database Elenco Risorse;
   - Utilizzo materiali e mezzi in dotazione all'ufficio Protezione Civile.

Nella Rubrica sono inseriti tutti riferimenti telefonici e fax utili nelle varie fasi operative (periodo ordinario, periodo di intervento e evento in corso), separati dal mansionario in modo da essere di più veloce ed agevole consultazione.